Inquietaria

Como não desperdiçar a sua vida em reuniões

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Não importa se você trabalha em uma empresa grande ou pequena, reuniões fazem parte da rotina. Mas se você já chegou no ponto de querer chorar só de ouvir a palavra “reunião”, talvez elas estejam sendo um verdadeiro desperdiço de tempo.

Um dos piores sentimentos é o de que você perdeu uma hora de sua vida, ainda mais quando você está abarrotado de coisas para fazer. Pensando em melhorar essa parte quesito na sua vida, o site The Muse preparou uma lista para tornar suas reuniões mais pode usar para reuniões mais curtas e mais produtivas.

1. Elimine problemas técnicos

Tempo gasto em falhas técnicas podem rapidamente ocupar metade de uma reunião. Isto acontece principalmente quando vamos nos comunicar com pessoas que não estão fisicamente presentes. É sempre melhor se certificar de que você tem tudo o que precisa antes da reunião começar.

2. Planeje reuniões curtas

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O tradicional encontro de uma hora pode arrastar-se para o que parece ser para sempre. Assim, o planejamento de uma reunião mais curta pode fazer maravilhas para a eficiência destes encontros.

Ao configurar uma reunião, desafie a si mesmo para ser realmente honesto sobre quanto tempo vai levar e agende um pouco menos tempo do que você acha que precisa. Considere utilizar um despertador ou lembrete visível para todos para que saibam quanto tempo ainda possuem na reunião e sejam mais objetivos assim.

3. Defina uma agenda e siga-a

A criação de uma agenda pode parecer uma prática antiga, mas na verdade é uma das formas mais funcionais de manter uma reunião na linha.

Se você acabou de enviar, por exemplo, um convite para discutir “ofertas de produtos” sem nenhum outro contexto, todos podem vir à reunião com idéias diferentes do que vai ser discutido, e você vai perder tempo.

Em vez disso, envie uma agenda um dia ou dois antes do tempo, e seja o mais específico possível. Tente o seguinte formato para cada tópico que você precisa discutir:

– Tópico [Quanto tempo quer gastar com ele]
* O que precisa ser preparado antes da reunião
* Que atualizações serão dadas durante a reunião
* Que perguntas precisam ser respondidas durante a reunião

4. Mostre, não diga

Uma imagem fala mais que 1000 palavras e isso se aplica às reuniões, também! Imagens, gráficos e tabelas podem ajudar a comunicar de forma clara, em vez de falar cada ponto, para não mencionar e poupar tempo todos.

Então, quando você está se preparando, pense nas artes visuais que poderiam  ser usadas para comunicar seus pensamentos de uma maneira mais fácil. Por que gastar tempo explicando uma atualização do produto quando você poderia demonstrá-lo?

Se você estiver em uma sala com todos os seus colegas, não tenha medo de utilizar o quadro branco para mostrar no que você está trabalhando.

5. Saiba como envolver todos

Sim, uma reunião deve ser sobre colaboração, mas quando todo mundo está tentando falar sua parte, a conversa pode rapidamente se perder. Então, tente procurar maneiras criativas para que todos possam participar sem necessariamente tomar todo o tempo de reunião.

6. Corte reuniões que você não precisa realmente ir

Embora possa parecer que você precisa assistir a cada reunião que foi convidado, não há problema em optar não participar, se a sua presença não é absolutamente necessária.

Não tenha medo de priorizar o seu tempo e ser produtivo. Suas decisões podem afetar a sua equipe, por isso, é sempre bom usar bem o seu tempo.

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Cuida de comunicação e conteúdo na 99jobs, acha estranho falar dela mesma na 3ª pessoa (ué, acho mesmo), sabe de tudo (ou procura no Google) e adora ficar nesse eterno gerúndio 24/7 chamado internet!


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